復職診断書は必要？会社が行うべき手続きとトラブル回避のコツ

病気やケガで休んでいた社員が職場に戻る時、「復職診断書」という言葉をよく聞きますよね。形式的な書類ではなく、社員と会社、双方にとって非常に大切な意味を持っています。

この復職診断書について知っておくと、どのようなメリットがあるのでしょうか？

社員にとっては、自分の状態を会社に正しく理解してもらい、無理なく職場復帰するための助けになります。医師の客観的な意見を伝えることで、安心して新しいスタートを切れるでしょう。

会社にとってもメリットは大きいです。社員の健康状態を把握することで、安全に働ける環境を整えられ、万が一のトラブルも避けやすくなります。

人事担当者の方も、この機会に知識を深めておけば、いざという時にスムーズに対応できるはず。

この記事では、復職診断書の必要性、社員の取得方法、会社側の取り扱い方や注意点などを、法的なポイントや実務のコツを交えて分かりやすくお伝えします。

また、優秀な人が辞めてしまう前のメンタルヘルス対策は産業医との連携が効果的です。産業医の役割は非常に幅広いですが、産業保健の現場にある課題を理解している「first call」であれば、法令を守り、従業員の健康に繋がる産業医サービスが利用できます。

復職診断書がなぜ会社に必要なのか

休職していた社員が職場に戻る際、会社で復職診断書の提出が必要になる場合があります。

これには明確な理由と法的な背景があるのです。

診断書は医師が書く復職可能である証明

復職診断書とは、医師が「もう仕事に戻っても大丈夫ですよ」と医学的に証明するものです。

自己申告だけでは客観的な判断が難しいため、専門家である医師の意見が重視されます。

特にメンタルヘルスで休職していた場合は、見た目では回復具合が分かりにくいため、診断書は復職判断に不可欠な資料となるでしょう。

ただし、この診断書は「日常生活に支障がない程度に回復した」という主治医の判断であり、必ずしも「以前と同様に仕事ができる」という意味ではありません。

会社は、この診断書と産業医の意見などを総合的に見て、復職の可否を判断します。

会社が診断書を求めるのは社員の安全と健康を守るため

会社が復職診断書を求める大きな理由のひとつが、法律で定められた「安全配慮義務」を果たすためです。

会社には、社員が安全かつ健康に働けるよう配慮する義務があります。

復職診断書は、社員が仕事を再開するにあたって、健康状態が悪化するリスクがないか、周囲に支障がないかを見極めるための重要な情報となるでしょう。

もし会社が安全配慮義務を怠り、不十分な状態で復職させて症状が悪化したり事故が起きたりした場合、法的責任を問われる可能性があります。

診断書の提出を求め内容を吟味することは、こうしたリスクを避け、社員と会社双方を守るために不可欠な措置と言えます。

【従業員向け】復職診断書のもらい方

休職していた方が復職を考える際、復職診断書の取得は重要になります。

スムーズに診断書をもらうための手順やポイントをお伝えします。

診断書はまず休養し医師に相談してから発行を依頼する

復職を希望する場合、まずは十分な休養を取り、心身の状態が回復していることが大前提。

その上で、主治医の先生に復職の意思を伝え、相談することが最初のステップです。

先生は医学的見地から復職の可否を判断します。自己判断せず、先生から復職の「GOサイン」が出た後に、診断書の発行を依頼するのが適切な流れでしょう。

ただ診断書を要求するのではなく、先生とよく話し合い、自分の状態を正確に理解してもらうことが、適切な診断書作成に繋がります。焦りは禁物です。

体調や生活、職場の状況を医師へ詳しく話す

医師に復職診断書を作ってもらう際は、現在の体調だけでなく、休職中の生活リズムや、復帰予定の職場の状況（業務内容、勤務時間、人間関係、想定されるストレスなど）を具体的に伝えることが非常に重要です。

主治医は職場の詳細を把握していないため、これらの情報提供が、より現実的な復職判断や必要な配慮事項の記載に繋がります。

例えば、「どんな配慮があれば働けるか」「1日何時間勤務から始めるのが適切か」などを先生と相談しながら診断書を作成してもらうことで、復職後のミスマッチを防ぎ、スムーズな職場復帰と再発防止に繋がるでしょう。

事前に伝える内容をメモしておくと良いですね。

診断書の費用は自己負担が基本で数千円から一万円程度が相場

復職診断書の作成費用は、原則として従業員の自己負担となります。

費用は医療機関や内容により異なり、一般的には2,000円から10,000円程度が相場です。

健康保険適用外なので全額自己負担。複雑な内容の場合は高くなることもあります。

会社によっては特定の書式を指定している場合があり、費用が通常より高くなる可能性も考慮しましょう。

原則自己負担ですが、会社が特別な理由で追加検査や特定医師の診断を求める場合は、会社負担となるケースも考えられます。

診断書は会社ルール確認の上で有効期限内に早めに提出する

復職診断書自体に法的な有効期限はありませんが、多くの企業では就業規則などで提出期限や「発行後〇ヶ月以内」といった実質的な有効期間を定めています。

診断書が発行されたら、会社のルールを確認し、指定期限内に速やかに提出しましょう。

企業は診断書受理後、産業医面談の設定や部署調整など復職準備に時間が必要です。提出が遅れると復職日も遅れる可能性が。

また、発行日が古い診断書は現在の健康状態を正確に反映していないと判断される場合もあるので注意が必要です。

【企業・人事担当者向け】復職診断書受領後の正しい対応と法的注意点

社員から復職診断書が提出された後の企業の対応は、円滑な職場復帰と安全配慮義務の履行において非常に重要です。

診断書受領後は発行日や医師名と配慮事項などの重要項目をまず確認

人事担当者が復職診断書を受領したら、まず記載されている発行日、医師名・医療機関名、そして最も重要な「復職可能」という判断の有無、さらに「就業上の配慮事項」といった重要項目を確認する必要があります。

配慮事項には、勤務時間制限、業務内容制限、通院への配慮などが記載されていることがあります。

この初期確認を怠ると、後で問題が生じる可能性があります。例えば、配慮事項を見落として症状が悪化した場合、安全配慮義務違反を問われるリスクがあります。

こういったチェックリストは、診断書の内容を網羅的に確認し、必要な情報を漏れなく把握するために重要です。

診断書の有効期間は社内ルールで明確にする

復職診断書に法的な有効期限はありませんが、企業としては最新の健康情報に基づいて復職判断を行う必要があります。

そのため、就業規則などで「診断書は発行後〇ヶ月以内に提出」といった社内ルールを設けておくことが推奨されます。

一般的には発行後1～3ヶ月以内を有効とする企業が多いようです。

このようなルールを設けることで、古い情報に基づく誤った判断リスクを避け、従業員にも必要な診断書の時点を明確に伝えられます。

産業医と連携して診断書を多角的に評価し客観的な復職面談を行う

主治医の復職診断書は日常生活レベルの回復を示す場合が多く、必ずしも特定の職務遂行能力まで評価しているとは限りません。

一方、産業医は企業の職場環境や業務内容を理解しています。

そのため、企業は主治医の診断書を尊重しつつも、産業医と連携し、その内容を多角的に評価することが重要です。

産業医は、診断書、職務内容、職場状況などを総合的に勘案し、安全に職務遂行できるか、どんな配慮が必要か意見を述べます。

これを踏まえ、企業は従業員と復職面談を実施し、体調、生活リズム、復職意欲、業務遂行能力、必要な配慮などを具体的に確認します。

産業医の役割は非常に幅広いですが、産業保健の現場にある課題を理解している「first call」であれば、法令を守り、従業員の健康に繋がる産業医サービスが利用できます。

復職の最終判断は会社が行い根拠の記録が重要

主治医の診断書や産業医の意見は重要ですが、最終的な復職の判断は企業が行います。

企業は診断書の医学的意見に加え、職務内容、受け入れ体制、安全配慮義務などを総合的に考慮して決定します。

最終判断に至る詳細（医学的意見、面談記録など）を詳細に記録しておくことは、法的な観点からもとても重要です。

万が一トラブルが生じた際、企業が適切な手順で慎重に判断したことを示す客観的な証拠となります。

復職診断書関連のルールと運用方法

復職診断書を巡る手続きを円滑に進め、トラブルを未然に防ぐためには、社内ルールを整備し、適切に運用することが重要になります。

就業規則には診断書提出義務や指定医受診ルールなどを具体的に明記する

企業が従業員に復職診断書の提出を求める場合、根拠となる規定を就業規則に明記しておくことが基本です。

就業規則には、診断書提出が必要なケース、記載内容、提出期限、会社指定医の受診を命じる場合があることとその条件、費用負担の原則などを具体的に記載することが望ましいです。

ルールを明記し周知することで、手続きの透明性が高まり、無用な誤解を避けられます。

実際の規定作成は、企業の状況に合わせ専門家（社会保険労務士や弁護士）に相談するのが良いでしょう。

診断書提出や指定医受診の命令は合理的範囲で適切に運用する

就業規則に診断書提出義務や指定医受診命令の規定があっても、その運用は合理的で相当な範囲で行う必要があります。

企業がこれらの権利を行使する際は、従業員の状況を十分に考慮し、必要最小限に留めるべきです。

例えば、主治医から詳細な診断書が提出され疑う点がないにも関わらず、一方的に指定医受診を強要するような場合は権利濫用と判断される可能性もあります。

指定医受診を求める場合は、なぜ主治医の診断書では不十分なのかを説明し、理解を求める姿勢が重要です。

診断書不提出や内容不備には段階的な指導と最終的な法的対応も考える

従業員が正当な理由なく復職診断書の提出を拒否したり、内容が不十分で復職可否を判断できない場合、企業は段階的な対応を検討する必要があります。

まずは提出が必要な理由や就業規則上の根拠を説明し、提出を促しましょう。

それでも改善されない場合は書面で注意・指導を行い、不利益が生じる可能性を伝えます。

最終的に協力が得られない場合は、就業規則に基づき懲戒処分や、休職期間満了に伴う退職または解雇といった法的対応も視野に入れますが、専門家に相談し慎重に進めるようにしましょう。

診断書の電子化は便利だが個人情報保護と厳格なセキュリティ対策が必須

診断書の電子化は業務効率化に繋がりますが、個人情報保護とセキュリティ対策の徹底が重要です。

診断書の情報は「要配慮個人情報」に該当するため、不正アクセス、情報漏洩、改ざんを防ぐ厳しいセキュリティ対策（アクセス制限、暗号化など）が必要です。

また、取り扱い規程の整備、担当者の限定、利用目的の明確化、本人の同意取得など、法令遵守を徹底しましょう。

復職診断書でのトラブルを起こさないためのポイント

復職診断書を巡るトラブルは双方にとって大きな負担です。

ここでは、トラブルを未然に防ぐための重要なポイントを解説します。

社員が診断書提出を拒否する時はまず理由を聞いてから段階的に対応する

社員が診断書提出を拒否する場合、費用負担への懸念、個人情報取り扱いへの不安、必要性への誤解などが原因であることが多いです。

まずは安心して話せる環境で面談し、理由や懸念点を丁寧にヒアリングします。

「費用が負担」なら原則自己負担と説明しつつ、会社都合の場合は費用負担を検討しても良いでしょう。

「個人情報が心配」なら、安全配慮義務のための重要性と厳格な情報管理を伝え安心感を醸成します。

対話で解決しない場合は、就業規則に基づき、提出の必要性、期限、不提出の場合の不利益を明記した書面で通知し、提出を促します。共感的な姿勢と毅然とした態度のバランスがポイントです。

診断書内容への社員からの不満には企業として真摯に話し合い解決を図る

社員から診断書内容への不満（制限が厳しすぎる、状態を反映していないなど）が出た場合、企業はまず社員の意見を聞くことが重要です。

その上で産業医に相談し、専門的見地からアドバイスを求めるようにしましょう。

必要なら社員の同意を得て、産業医経由で主治医に内容再確認や照会を行うことも有効です。

一方的に不満を退けるのではなく、社員の健康と安全を最優先しつつ、本人の意向も尊重し、一緒に解決策を探る姿勢が大切です。

診断書の配慮条件を会社が満たせない場合は代替案を誠実に協議する

診断書記載の配慮条件（時短勤務、業務変更など）を企業が全て満たせない場合もあります。

その際は単に「できない」と拒否せず、まず社員になぜ難しいのか具体的な制約（人員、設備など）を説明しましょう。

その上で、企業として実現可能な代替案を提案し、社員と協議することが求められます。

例えば「完全な内勤は難しいが、現部署で負担の少ない業務から段階的に」といった代替案を示し、社員の意見を聞きながら双方受け入れることができる着地点を探す努力が重要です。

復職診断書のよくある質問

復職診断書に関してよくある質問にお答えします。

従業員に診断書の提出をいつまでに求めるべきですか？

一般的に、復職希望日の少なくとも1ヶ月前までに復職届と復職診断書を提出してもらうのが推奨されます。

具体的な期限は就業規則や状況によるため、社員は事前に自社規定を確認し、人事担当者と連携しましょう。

復職診断書の作成費用は会社が負担すべきですか？

原則として従業員本人が負担します。

ただし、企業が主治医の診断書だけでは不十分とし、企業側の判断で指定医の診察や追加検査を求める場合は、その費用は企業負担となるのが妥当でしょう。

会社として指定医の受診を従業員に指示できますか？

一定条件下で可能です。就業規則にその旨の定めがある場合などです。

また、提出された診断書内容が曖昧、情報不足、あるいは安全確保上専門的意見が必要と判断される場合などが該当します。

ただし、労働安全衛生法では医師選択の自由も認められているため、指示は必要性・合理性が客観的に認められる範囲で行使されるべきです。

主治医と産業医の意見が違う時会社はどちらを優先して最終判断すべきですか？

どちらを絶対的に優先すべきという法律上の決まりはありません。最終的な復職判断は企業が行います。

一般的に、主治医は日常生活レベルの回復を、産業医は職務遂行能力を重視するため、職務遂行能力に関しては産業医の意見がより重視される傾向にあります。

企業は両者の意見を比較検討し、なぜ意見が異なるのかを把握することが重要です。

可能なら従業員の同意を得て、産業医から主治医へ情報提供依頼をし、意見のすり合わせを試みるのも有効です。

【まとめ】復職診断書を正しく理解し活用することで企業と社員を守る

復職診断書は、休職した社員が安全かつ円滑に職場復帰し、企業がその責任を果たすための重要な書面です。

社員にとっては回復状態を客観的に示し必要な配慮を得る根拠となり、企業にとっては安全配慮義務を履行し適切な復職判断を行い労務リスクを管理する重要な手段です。

円滑に進めるために、就業規則等での明確なルール設定と周知、産業医と連携した診断書の多角的評価と客観的な復職面談、取得した健康情報の厳重な管理が求められます。

また、社員とのコミュニケーションを心がけ、疑問や不安が生じた際は対話し、一緒に解決策を探る姿勢が大切です。

社員の健康リスクに対する課題解決として、産業医の紹介や、全国どこでも面談予約・実施・意見書管理までシステム上で実施可能で、オンライン産業医面談が利用できる「first call」の活用も効果的です。