健康管理システム導入の流れとは？メリット・デメリットを踏まえたポイントを解説

企業の健康管理業務は、従業員の健診結果やストレスチェックのデータを管理し、適切なフォローアップを行うことが求められます。しかし、従来の紙や表計算ソフトを使った方法では、手間がかかるうえにミスも発生しやすく、効率的な運用が難しい状況です。

こうした課題を解決するために注目されているのが「健康管理システム」です。このシステムを導入することで、業務効率化だけでなく、従業員の健康状態を可視化し、早期対応が可能になります。

特に健康経営を推進する企業にとっては、競争力強化にもつながる重要なツールと言えるでしょう。

この記事では、健康管理システムの導入メリットや具体的な運用方法について詳しく解説します。企業の健康経営を成功させるために、ぜひご活用ください。

また、健康診断結果の管理でお悩みなら、first callの「健診管理サービス」を導入することで、紙の健診結果をオンライン化してデータ入力の手間を省き、セキュリティが整った環境での一元管理が可能になります。

健康管理システムとは

康管理システムとは、「企業が従業員の健康状態を効率的に管理・分析するためのデジタルツール」です。これまで紙の書類やExcelを使って行われていた健康診断結果や面談記録の管理を、一元的にデータベース化することで、よりスマートな運用が可能になります。

近年では、健康経営が注目される中、多くの企業が導入を進めています。

このシステムには、以下のような基本機能があります。

特に従業員数が多い企業では、手作業による管理が難しくなるため、こうしたシステム化は効率化に欠かせません。

健康管理システムには、「クラウド型」と「サーバー型」の2種類があります。最近ではスマートフォンとの連携機能を持つものも増えており、従業員自身が日々の健康状態を記録できる仕組みも整っています。

また、AIを活用した健康リスク予測や部署別・年齢別の比較分析など、高度な機能を備えたものも登場しています。これにより、企業は従業員の健康課題を早期発見し、適切な対策を講じることが可能になるのです。

厚生労働省が推進する「データヘルス」の流れもあり、健康保険組合と連携したシステムも増えています。医療費データと健診データを組み合わせて分析することで、より効果的な施策立案が可能となり、企業全体としての健康経営推進に役立っています。

健康管理システム導入のメリット

健康管理システムを導入することで、企業は業務効率化だけでなく、従業員の健康増進や企業価値向上を目指せます。

紙やExcelでの管理から脱却し、デジタル化による運用が可能になるため、大企業から中小企業まで幅広い企業で導入が進んでいます。ここでは、具体的なメリットをいくつかご紹介します。

また、健康診断結果の管理でお悩みなら、first callの「健診管理サービス」を導入することで、紙の健診結果をオンライン化してデータ入力の手間を省き、セキュリティが整った環境での一元管理が可能になります。

• 健診データ入力や書類作成の手間が大幅に減る
• 産業医とのやり取りがすべて電子化で簡単になる
• 健康リスクのある社員を早めにケアできる
• 「健康経営優良法人」の認定を取りやすくなる

健診データ入力や書類作成の手間が大幅に減る

従来は、健診結果を手作業で入力し、有所見者や再検査対象者を抽出するなど、多くの時間と労力が必要でした。健康管理システムを使えば、健診機関とのデータ連携により結果が自動的に取り込まれたり、OCR機能で紙データをスキャンしてデジタル化したりすることが可能です。

この自動化により入力ミスも防げますし、正確なデータ管理が可能になります。

また、労働安全衛生法で義務付けられている報告書作成もシステム上で自動生成できるため、書類作成にかかる時間が大幅に短縮されるでしょう。数日かかっていた報告書作成が数時間で完了する場合もあります。

産業医とのやり取りがすべて電子化で簡単になる

健康管理システムは産業医との情報共有や面談予約の管理も効率化します。

面談記録をリアルタイムで共有することで迅速な対応が可能になり、過去の記録を踏まえたフォローアップも容易になります。

産業医判定のペーパーレス化を実現することで、検索性と共有性が向上し、電子化が産業医との連携をさらに強化することで一貫性のある健康支援体制につながります。

健康リスクのある社員を早めにケアできる

健康管理システムは従業員データを一元管理できるため、「要再検査」の社員や「高ストレス」と判定された社員を迅速に把握できます。

健康アプリと連携したプログラムを導入することで、多くの参加者のBMI改善も可能になります。このような取り組みは病気による休職や離職防止にも役立ちます。

「健康経営優良法人」の認定を取りやすくなる

健康経営優良法人認定では、多くのデータ提出が求められますが、健康管理システムならこれらのデータ収集・集計が効率的に行えます。認定取得は企業イメージ向上や採用活動への好影響など、多くのメリットがあります。

システム導入後に認定取得に成功することで、従業員モチベーション向上と企業価値向上にもつながります。また、「施策実施前後の変化」など具体的な数値で成果を示すことも可能になり、経営層への説明資料としても活用できます。

健康管理システム導入時に考慮すべきデメリット

健康管理システムには多くのメリットがありますが、導入前にはデメリットについても知っておくことが大切です。実際に使い始めてから「こんなはずじゃなかった」と後悔しないためにも、よくある課題を事前に把握しておきましょう。

ここでは、健康管理システム導入時に考慮すべき主なデメリットについて詳しく解説します。

• 導入時の費用と毎月の利用料がかかる
• 社員がシステムを使わないと効果が出にくい
• 個人の健康情報を守る対策が欠かせない
• 今使っている人事システムとの連携が難しいことがある

導入時の費用と毎月の利用料がかかる

健康管理システムは無料のアプリとは異なり、企業向けサービスなので一定の費用が発生します。初期費用として導入時の設定やカスタマイズ費用があり、その後も毎月の利用料が必要になるでしょう。

従業員数が多ければ多いほど月々のコストも増えるので、予算とのバランスを考えることが重要です。

初期費用として数十万円、毎月のランニングコストとして数万円かかることもあります。導入前に複数社から見積もりを取り、自社に合った価格帯を選ぶと安心でしょう。

社員がシステムを使わないと効果が出にくい

どんなに優れたシステムでも、社員自身が積極的に活用しなければ期待した効果は得られません。特に導入直後は操作方法に戸惑う社員も多く、「難しそうだから」と敬遠されるケースがあります。

導入初年度の利用率が思ったより低く、効果を実感できないと感じてしまうこともあるでしょう。そういった場合は、次年度からは操作説明会を開いたり、利用促進イベントを開催したりすることで改善が可能です。

個人の健康情報を守る対策が欠かせない

健康管理システムでは従業員の健康診断結果やストレスチェックなど、プライバシー性の高い情報を扱います。そのため情報漏洩への対策は必須でしょう。万一漏洩してしまえば会社への信頼が大きく損なわれてしまいます。

セキュリティ対策としてアクセス権限を厳しく設定し、定期的に社員向けセキュリティ研修を行うことや、第三者機関によるセキュリティ認証（ISO27001）取得済みのシステムを選ぶことで、安全性を高めることができます。

今使っている人事システムとの連携が難しいことがある

すでに人事管理や勤怠管理など別のシステムを導入している場合、新たな健康管理システムとの連携で苦労することがあります。データ連携がうまくいかないと二重入力になってしまい、逆に手間が増えてしまう可能性もあるでしょう。

こうした問題を避けるためには、新しいシステム導入前に既存システムとの連携可能性について十分確認することです。API連携やCSVファイルでのデータ取り込みなど、自社の環境に合った方法でスムーズな運用を目指しましょう。

健康管理システム導入の具体的な流れと手順

健康管理システムを導入するには、いくつかの段階を踏んで進める必要があります。いきなり全社で導入するのではなく、計画的に準備を進めることで失敗を防げるでしょう。

ここでは、導入までの具体的な流れとポイントを簡単にご紹介します。

• 会社の健康課題を洗い出す【ステップ1】
• 必要な機能と予算のバランスを考える【ステップ2】
• 複数の会社のシステムを比較して選ぶ【ステップ3】
• 小規模で試してから全社に広げる【ステップ4】
• 導入効果の測り方をあらかじめ決めておく【ステップ5】
• 運用ルールと担当者の役割分担を明確にする【ステップ6】

会社の健康課題を洗い出す【ステップ1】

まず最初は、自社が抱える健康管理の課題を明確にしましょう。

• 健診データ入力に時間がかかる
• ストレスチェック後の対応が遅れている

など、現場で困っていることを書き出してみてください。

「残業が多い社員ほど健康リスクが高い」という課題が見つかる場合、残業時間と健康状態を一緒に管理できるシステムを選ぶことも選択肢のひとつです。このように課題が明確になると、次のステップもスムーズになります。

必要な機能と予算のバランスを考える【ステップ2】

次に、自社に必要な機能と予算のバランスを考えます。すべての機能が必要とは限らないので、「絶対必要なもの」と「あれば便利なもの」を分けて整理するとよいでしょう。

小規模企業なら「健診データ管理」と「ストレスチェック」だけで十分かもしれません。逆に大企業なら「産業医との連携」や「部署別分析」なども必要になるでしょう。予算内で最大限効果が出るように工夫することがポイントです。

複数の会社のシステムを比較して選ぶ【ステップ3】

必要な機能や予算が決まったら、実際に複数のシステムを比較してみましょう。

• 使いやすさ
• サポート体制
• セキュリティ対策

など、自社に合うものをじっくり選ぶことが大切です。

無料トライアルで実際に操作してみたり、デモ画面で使いやすさを確認したりすると安心です。価格だけで決めてしまうと後悔することもあるので、総合的に判断すると良いでしょう。

小規模で試してから全社に広げる【ステップ4】

いきなり全社で導入するよりも、まずは小さく試してみることがおすすめです。実際使ってみて初めて分かる問題点もあるからです。

本社だけや特定の部署だけで半年ほど試験的に使ってみて、使い勝手や問題点を洗い出します。その後、改善したうえで全社へ広げれば、大きなトラブルなくスムーズに導入できるでしょう。

導入効果の測り方をあらかじめ決めておく【ステップ5】

導入前には、「どんな結果になれば成功なのか」を決めておきましょう。

• 健診結果入力時間が半分になる
• 再検査受診率が80％以上になる

など具体的な数字目標がおすすめです。

「導入前後で残業時間と健康状態の関係性を見る」と決めておけば、その後の効果測定も簡単になります。事前に目標設定しておくことで、成果が見えやすくなるでしょう。

運用ルールと担当者の役割分担を明確にする【ステップ6】

最後は運用ルールや担当者の役割分担を明確にしましょう。「誰が」「いつ」「何をする」のか決めておけば混乱なく運用できます。

「毎月10日までにデータ入力」「産業医との連絡担当は総務部」と明確化すると安心です。担当者が変わってもスムーズに運用できるようになります。

健康管理システム導入時のクラウド型とサーバー型の選択

健康管理システムを導入する際、最初に考えるべき重要なポイントが「クラウド型」と「サーバー型」のどちらを選ぶかという点です。

コストや運用負担、セキュリティ対策など、さまざまな面に影響を与えます。

どちらにもメリットとデメリットがありますので、自社の状況や優先事項に合わせて慎重に検討することが大切です。

ここでは、それぞれの特徴や選ぶ際のポイントについて詳しく解説します。

• クラウド型は初期費用が安く短期間で始められる
• サーバー型は情報管理を厳重にしたい会社に向いている
• 将来の拡張しやすさも考慮して選ぶと安心
• 情報セキュリティ基準に適合した仕様かを確認する

クラウド型は初期費用が安く短期間で始められる

クラウド型は、インターネット経由で利用するタイプのシステムで、近年多くの企業が採用しています。最大の特徴は、初期費用を抑えつつ短期間で導入できる点です。

例えば、従業員100人規模の企業の場合、月額2万円程度から利用できるサービスもあります。サーバー機器を購入する必要がないため、高額な初期投資が不要で、契約後すぐに利用を開始できる点がメリットです。

また、複数拠点を持つ企業でも、各拠点にサーバーを設置する必要がないため、全社展開がスムーズに進められます。

さらに、クラウド型ではシステムのメンテナンスやアップデートが自動的に行われるため、自社で特別な対応をする必要がありません。IT担当者が少ない中小企業にとって、この運用負担の軽さは大きなメリットと言えるでしょう。

ただし、インターネット接続が必須となるため、回線トラブルが発生すると一時的に利用できなくなる可能性があります。安定したネットワーク環境を整備しておくことが重要です。

サーバー型は情報管理を厳重にしたい会社に向いている

一方で、サーバー型（オンプレミス型）は、自社内に専用のサーバー機器を設置して運用するタイプです。データがすべて自社内で管理されるため、「情報漏洩リスクを最小限に抑えたい」という企業には適しています。

例えば、守秘義務が厳しい医療業界や金融業界では、「データは外部に出さない」という方針からサーバー型を選ぶケースがあります。また、自社独自の業務フローや既存システムとの連携が必要な場合にも柔軟に対応できる点が強みです。

ただし、初期費用として数百万円規模の投資が必要になることもあり、その後も保守・運用・セキュリティ対策など、自社で対応しなければならない部分が多くなります。

また災害時にはサーバー機器そのものが被害を受ける可能性もあるため、バックアップ体制やリカバリ対策も欠かせません。

将来の拡張しやすさも考慮して選ぶと安心

健康管理システムを導入する際には、現在のニーズだけでなく、将来の成長や変化に対応できるかどうかも重要なポイントです。企業規模が拡大したり、健康管理の対象範囲が広がったりする可能性を考慮して、拡張性のあるシステムを選ぶと安心でしょう。

クラウド型システムは拡張性が高く、従業員数が増えた場合でも利用者アカウントを追加するだけで簡単に対応できます。また、新しい部署や拠点が増えても特別な設備投資を必要とせず、柔軟にスケールアップできる点が魅力です。さらに、提供元が継続的に機能追加を行うため、常に最新の技術や機能を利用できるというメリットもあります。

情報セキュリティ基準に適合した仕様かを確認する

健康管理システムでは従業員の健康情報という機微な個人情報を扱うため、高度なセキュリティ対策が求められます。導入前には、そのシステムが情報セキュリティ基準に適合しているかどうか必ず確認しましょう。

まずチェックすべきは、ISO27001（ISMS認証）などの国際的なセキュリティ認証を取得しているかどうかです。この認証は、機密性・完全性・可用性を維持する仕組みが整備されていることを示します。

• データ転送時と保存時に暗号化されているか
• アクセス権限が適切に設定されているか

など具体的な対策内容も確認すると良いでしょう。

また、多要素認証（ID・パスワード以外にもスマートフォンなどによる認証）への対応や監査証跡（アクセスログ）の記録機能も重要です。不正アクセスやデータ改ざんなどのリスクに備えるためには、このような機能が欠かせません。

健康管理システム導入後のデータ活用方法

健康管理システムを導入することで得られる最大の価値は、蓄積されたデータを活用し、従業員の健康増進や企業全体の健康経営を推進できる点にあります。

ただデータを蓄積するだけでは宝の持ち腐れです。データを分析し、具体的な施策に結びつけることで、システム導入の効果を最大限に引き出すことができます。

ここでは、健康管理システムのデータをどのように活用すればよいか、その具体的な方法について解説します。

• 会社全体の健康状態を年ごとに比較できる
• 部署や年代別に合った健康対策を考えられる
• 健康施策の効果を確認して改善する流れができる

会社全体の健康状態を年ごとに比較できる

健康管理システムを使えば、会社全体の健康状態を年度ごとに比較し、その変化を把握することができます。紙ベースで管理していた時代には難しかったこの作業も、デジタル化されたデータがあれば簡単です。

• 平均BMI値
• 有所見者率
• 二次健診受診率

などの指標を年度ごとに追跡することで、会社全体の健康状態が改善しているか悪化しているかが一目で分かります。

部署や年代別に合った健康対策を考えられる

同じ会社内でも、部署や年代によって抱える健康課題は異なります。営業部門では運動不足が問題になりやすく、開発部門では長時間労働による睡眠不足が課題になることもあります。こうした違いに対応するためには、それぞれに合った対策が必要です。

40代以上の社員が多い部署では生活習慣病予防セミナーを実施し、一方で20代中心の部署ではメンタルヘルスケアプログラムに重点を置く、といった形で施策をカスタマイズできます。

健康管理システムでは部署別・年代別・職種別など様々な切り口でデータ分析ができるため、このようなターゲットを絞った施策立案が可能になります。

健康施策の効果を確認して改善する流れができる

施策実施後、その効果を測定し次につなげることも重要です。健康管理システムには効果測定機能が備わっているものも多く、それらを活用することでPDCAサイクル（計画→実行→評価→改善）を回せます。

「ウォーキングイベント参加者と非参加者で平均BMI値にどれだけ差が出たか」を比較したり、「ストレスチェック後のフォローアップ強化によって休職者数が減少したか」を確認したりすることも可能です。

健康管理システム導入の投資対効果を高めるポイント

健康管理システムを導入するには、決して安くない費用がかかります。そのため、「せっかく導入したのに効果が出ない」と感じてしまうケースも少なくありません。

ですが実際には、導入の仕方や運用方法を少し工夫するだけで、投資した以上の効果を得ることができるのです。

ここでは、健康管理システムの投資対効果を高めるために特に重要なポイントをご紹介します。

• 社長や役員の理解と協力があると成功しやすい
• 人事部だけでなく全部署が関わるチームを作ると良い
• 健康状態の改善が会社の業績にどう影響するか数字で示す

社長や役員の理解と協力があると成功しやすい

健康管理システムの導入が人事部だけの取り組みになってしまうと、予算も限られ、思ったほど成果が出ないこともあります。成功するためには、経営トップが健康経営の意義を理解し、積極的に関わることが大切です。

社長自らが「従業員の健康は会社の基盤」と考え、その重要性を社内に伝えることで、全社員が積極的に取り組みやすくなります。また、経営層への報告時には、「健診後のフォロー業務が半分以下になる」「休職者減少で年間数百万円コスト削減できる」など具体的な数字で説明すると理解されやすくなります。

人事部だけでなく全部署が関わるチームを作ると良い

人事部だけで健康管理システムを運用するよりも、各部署からメンバーを集めてチームを作った方が効果的です。部署ごとの課題やニーズはそれぞれ異なるので、多様な視点で検討できるようになります。

「営業部門では運動不足解消」「開発部門では睡眠改善」など、それぞれの部署に合った施策を提案できます。また、産業医や保健師など専門家も加えることで、より実効性のある取り組みにつながるでしょう。

健康状態の改善が会社の業績にどう影響するか数字で示す

健康経営への投資は本当に意味があるのでしょうか、経営者なら誰でも気になるところです。だからこそ、「健康状態改善によってどれくらい会社にメリットがあるか」を具体的な数字で示すことが重要なのです。

• 健康施策によって医療費が1人あたり年間2万円削減できた
• ストレスチェック後のフォロー強化で休職者数が20％減った

など具体的なデータを提示すると説得力があります。また、生産性向上や企業イメージアップなど、中長期的なメリットについても数値化して伝えるとより理解されやすくなるでしょう。

健康管理システム導入におけるよくある質問

健康管理システムの導入を検討する際、多くの企業が抱える疑問や不安があります。「コストに見合う効果が得られるのか」「個人情報の取り扱いは安全なのか」「小規模な会社でも導入する意味があるのか」など、さまざまな質問が浮かぶことでしょう。

これらの疑問を事前に解消しておくことで、安心して導入を進められるようになります。

ここでは、健康管理システム導入時によくある質問とその回答を分かりやすくまとめました。

• 健康管理システムの導入費用はどれくらいかかりますか？
• 従業員の個人情報保護はどのように対応すべきですか？
• 導入後のシステムサポート体制はどう確認できますか？
• 健康経営優良法人認定取得にどのように活用できますか？
• 従業員がシステムを使いこなせるか不安です、対策はありますか？
• システム導入による具体的な効果はどれくらいで現れますか？
• 小規模事業者でも導入するメリットはありますか？

健康管理システムの導入費用はどれくらいかかりますか？

健康管理システムの費用は、クラウド型とサーバー型で大きく異なります。クラウド型の場合、初期費用は6万円～60万円程度、月額費用は従業員1人あたり200円～500円が一般的です。

従業員数が少ない企業ではクラウド型が費用対効果に優れており、初期投資を抑えながら利用できる点が魅力です。

従業員の個人情報保護はどのように対応すべきですか？

​​​​​​​健康情報は「要配慮個人情報」として特別な取り扱いが求められます。そのため、システム選定時にはセキュリティ対策が十分整っているか確認することが重要です。

ISO27001（ISMS認証）やプライバシーマーク（JISQ15001）の取得状況を確認すると安心です。これらの認証は、一定水準以上のセキュリティ対策が施されていることを示しています。

導入後のシステムサポート体制はどう確認できますか？

システム導入後のサポート体制も重要な選定基準です。優れたサポート体制があればトラブル発生時にも迅速な対応が可能となり、安心して運用できます。

「操作方法について問い合わせたい」「新機能追加時に説明会を開いてほしい」といった要望にも対応できるサポート体制が整っているか確認しましょう。電話サポートやメール対応時間なども事前にチェックしておくと安心です。

健康経営優良法人認定取得にどのように活用できますか？

健康経営優良法人認定を目指す企業にとって、健康管理システムは非常に有用なツールとなります。この認定では、従業員の健康状態や健康施策の実施状況など、詳細なデータ提出が求められるため、システムを活用することで効率的に対応できます。

健康診断結果やストレスチェックのデータをシステムで一元管理しておけば、必要な情報を簡単に抽出・集計できます。

従業員がシステムを使いこなせるか不安です、対策はありますか？

「新しいシステムを導入しても従業員が使いこなせるか心配」という声はよく聞かれます。特にITリテラシーに差がある職場では、この懸念が大きいでしょう。

まず重要なのは、「システム導入の目的」を従業員にしっかり伝えることです。「健診結果が簡単に確認できる」「フォローアップが迅速になる」といった具体的なメリットを説明することで、自分たちにも役立つツールだと理解してもらいやすくなります。

次に、使い方を分かりやすく伝える仕組みを整えることも大切です。操作マニュアルの配布や研修会の開催、FAQ集の作成などが効果的でしょう。「健診結果を見る方法」「面談予約をする手順」など基本的な操作について動画マニュアルを用意するのもおすすめです。

システム導入による具体的な効果はどれくらいで現れますか？

健康管理システム導入後の効果には、「短期的効果」と「中長期的効果」があります。それぞれ現れるタイミングや内容が異なるため、導入前に把握しておくことが重要です。

短期的効果としては、業務効率化が挙げられます。「健診データ入力時間が半分以下になった」「書類作成時間が大幅に短縮された」といった成果は導入後1〜3ヶ月程度で実感できる可能性があります。

一方、中長期的効果としては、従業員の健康状態改善や医療費削減などがあります。このような成果は通常1年以上かけて徐々に現れることがあります。

小規模事業者でも導入するメリットはありますか？

小規模事業者こそ健康管理システムの恩恵を受けやすい場面があります。特に総務や人事担当者が兼務で健康管理業務を行っている場合、その負担軽減効果は大きいでしょう。

「健診結果通知やフォローアップ業務に時間が取られている」という中小企業では、クラウド型システムを活用することで業務効率化が期待できます。

健康管理システム導入で健康経営を成功させるためのまとめ

健康管理システムは、従業員の健康状態を効率的に管理しつつ、企業全体で取り組むべき健康経営を支える重要なツールです。本記事では、その導入方法から運用ポイントまで幅広く解説しましたが、最後に成功させるための重要なポイントをまとめます。

• 健康課題を明確にすることがスタート地点：まずは自社が抱える健康課題を洗い出すことから始める
• 自社に合った形態と機能を選ぶ：クラウド型とサーバー型、それぞれの特徴を理解し、自社に最適な形態を選ぶことが重要
• データ活用でPDCAサイクルを回す：導入後は蓄積されたデータを最大限活用する
• 経営層と現場が連携して進める：健康管理システム導入は人事部門だけでなく、経営層や各部署との連携も欠かせない

ぜひ本記事を参考に、自社に最適な形で健康管理システム導入を検討してみてはいかがでしょうか。

健康診断結果の管理でお悩みなら、first callの「健診管理サービス」を導入することで、紙の健診結果をオンライン化してデータ入力の手間を省き、セキュリティが整った環境での一元管理が可能になります。